Odpowiednio zorganizowane biuro prasowe stanowi jeden z najważniejszych elementów każdego przedsiębiorstwa – działania podejmowane przez biuro prasowe ułatwiają prowadzenie świadomego biznesu, znacznie zwiększając szanse na sukces.
Biuro prasowe – co to takiego?
Biuro prasowe stanowi jedną z kluczowych komórek firmy, a do jego głównych zadań należy budowanie relacji organizacji z mediami. Press office czyli z angielskiego biuro prasowe, podejmuje zarówno działania aktywne, polegające między innymi na sporządzaniu notatek, wydawaniu oświadczeń czy nawiązywaniu kontaktu z mediami, jak i działania reaktywne, stanowiące odpowiedź na pytanie dziennikarzy związane z historią, wizją czy bieżącą działalnością firmy.
Prowadzenie biura prasowego powierza się zazwyczaj pracownikom posiadającym odpowiednie przygotowanie zawodowe z zakresu public relations. Najczęściej na czele biura prasowego stoi dyrektor, który jednocześnie pełni także rolę rzecznika prasowego firmy.
Mniejsze firmy, nieposiadające doświadczenia w budowaniu medialnych relacji bardzo często decydują się na skorzystanie z usług wyspecjalizowanych agencji – agencja PR odpowiedzialna jest za przygotowanie rzetelnych i poprawnych merytorycznie informacji, które pomagają w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy. Warto pamiętać o tym, że agencja PR przyda się nie tylko w przypadku nowych biznesów – usługi profesjonalistów od public relations mogą okazać się także niezwykle pomocne w przypadku firm prowadzących wiele złożonych kampanii jednocześnie. Zakontraktowanie agencji PR pomaga w stworzeniu spójnego i przejrzystego obrazu działalności przedsiębiorstwa oraz zapobiega powstawaniu komunikacyjnego chaosu.
Czym zajmuje się biuro prasowe?
Biuro prasowe, jako jednostka odpowiedzialna za tworzenie pozytywnego wizerunku firmy oraz kontakt z mediami, zajmuje się między innymi tworzeniem przydatnych i rzetelnych informacji dotyczących poszczególnych aspektów działania organizacji. Jednym z kluczowych obowiązków pracowników zatrudnionych w biurze prasowym jest przygotowywanie materiałów dla dziennikarzy – tzw. teczki prasowe powinny zawierać najważniejsze dane dotyczące historii, obszaru działań firmy, a także pracowników organizacji. Oprócz tego biura prasowe zajmują się również opracowywaniem komunikatów oraz udzielaniem odpowiedzi na pytania dziennikarzy.
Pracownicy biura prasowego odpowiedzialni są także za tworzenie baz mediów oraz ich systematyczną aktualizację, ponadto biuro prasowe zajmuje się również organizacją różnego rodzaju spotkań i konferencji prasowych. Do zadań osób zatrudnionych w biurze prasowym firmy można zaliczyć także aktualizację stron internetowych przedsiębiorstwa, coraz częściej specjaliści od PR zajmują się również prowadzeniem mediów społecznościowych.
Czym jest wirtualne biuro prasowe?
Wirtualne biuro prasowe to jedno z najpopularniejszych narzędzi wykorzystywanych przez specjalistów od PR – odpowiednio przygotowane wirtualne biuro prasowe, poprzez systematyczne publikowanie rzetelnych informacji, pomaga w budowaniu pozytywnego i profesjonalnego wizerunku firmy.
Warto pamiętać o tym, że wirtualne biuro prasowe, ze względu na systematyczne aktualizacje, jest jedną z najczęściej odwiedzanych stron organizacji – tym samym treści umieszczane na stronach wirtualnego biura prasowego powinny trafiać do potencjalnych klientów, muszą być również dopasowane do specyfiki najpopularniejszych wyszukiwarek internetowych.
Wirtualne biuro prasowe – główne zalety
Prowadzenie wirtualnego biura prasowego niesie ze sobą szereg korzyści. Po pierwsze systematyczne publikowanie informacji dotyczących kluczowych działań firmy pomaga w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy. Dodatkowo regularne aktualizowanie najważniejszych informacji dotyczących pracowników czy obszaru działalności danej instytucji pozwala zaoszczędzić czas zarówno potencjalnych klientów, jak i samych pracowników biura.
Wirtualne biuro prasowe to także świetny sposób na kontrolowanie udostępnianych informacji – rzetelne dane pochodzące bezpośrednio od przedstawicieli firmy są ogromnym ułatwieniem i sprawdzonym źródłem informacji zarówno dla dziennikarzy, jak i dla potencjalnych klientów organizacji.